Хотите продавать на Satu?
satu.kz
Нет фото
Характеристики и описание

 

Создаем электронный архив  на предприятии

         Документы, накопившиеся за годы работы предприятия, как в электронном, так и в бумажном виде, представляют своего рода «золотой информационный запас». Их изучение позволяет выявлять тенденции, проводить ретроспективный анализ финансово-хозяйственной деятельности, оценить значимость отдельных управленческих решений и формировать более достоверные прогнозы развития .

      Создание электронного архива уже давно практикуется крупнейшими компаниями: это очень выгодно при большом объёме базы документов, очень удобно с точки зрения документооборота внутри компании, очень надёжно с точки зрения организации информационной безопасности и крайне эффективно с точки зрения архивного хранения.

    Кроме того,надо признать, что  никакие носители информации не дают 100% гарантию сохранности от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, землетрясение, затопление и прочих катаклизмов. Только резервирование информации значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция, чем создание резервных бумажных копий обычного архива. Кроме того,одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Таким образом, электронный архив сегодня нужен  каждой организации, независимо от ее размеров.

        Создание электронного архива – путь инновационных компаний, и это  не самое простое мероприятие. Необходимо правильно организовать сканирование, ввод данных и хранение электронных документов с удобной системой поиска и работы с ними ( ПО). Но компании, задумавшиеся и создавшие электронный архив, будут несомненно иметь неоспоримые конкурентные преимущества.

        Создание электронного архива делится на несколько взаимосвязанных этапов.

   Первый этап – это сканирование документов, то есть перевод бумажного архива компании в электронный вид. Перед началом сканирования следует провести экспертизу ценности документов, которая выявит, какие документы необходимо сканировать в первую очередь. Проблемы при сканировании возникают в двух случаях. Во-первых, какое-то количество документов может быть плохого качества (ветхие документы). Такие документы сканируются вручную, что естественно увеличивает время работы. Во-вторых, проблемой может стать  само комплектование архива. Необходимо четкое взаимодействие операторов сканирования и архивных работников.

     Второй этап включает в себя создание базы данных, в которой будет происходить поиск. Для удобства поиска необходимо выбрать реквизиты, по которым и будет производиться поиск (например, «дата», «тип документа», «имя», «номер» и т.д.). Далее наши программисты  создают удобный интерфейс и саму базу данных.

          Третий этап – это ввод данных. Реквизиты карточки поиска должны быть заполнены, а отсканированные документы привязаны к своим реквизитам. Ввод данных осуществляется  оператором. Во избежание  ошибок в конечный вариант электронного архива необходимо проводить верификацию, т.е. проверку введенных данных. Уже после проведения верификации документ может быть добавлен в электронный архив.

         Одним из самых важных  и трудоемких этапов  создания электронного архива предприятия является этап сканирования, в задачу которого входит перевод бумажных документов в электронный вид. И это связано не только с технологией самого сканирования, но и выбором аппаратных средств для оцифровки  документов.

        Требования к  сканерам:

•            Формат оригиналов документов должен соответствовать сканируемой площади сканера

•            Автоматическое улучшение качества документов в процессе сканирования – очистка фона, увеличение яркости линий, выравнивание

•            Способность сканирования  ветхих  и тонких документов без повреждения

•            Возможность управлять скоростью сканирования

•            Возможность простой первичной обработки растрового изображения (обрезка по формату, фильтрация)

•            Возможность сохранения файлов в определенном формате, согласно требованиям системы хранения файлов (TIFF, JPEG, PDF, Multi TIFF)

•            Возможность управления степенью сжатия данных для получения файлов меньшего размера и более компактного их хранения

•            Возможность организации  сканирования как для сшитых,так и расшитых документов

•            Возможность автоматического наименования сканируемых файлов в соответствие с требуемым синтаксисом.

•            Возможность сканирования без учета специальных требований к помещению (например,освещению)

          Требованиям должны удовлетворять не только сами сканеры, но и поставляемое к ним программное обеспечение.

        

 

       ТОО ARGENTUM. KZ  сегодня является  ведущим поставщиком  услуг и оборудования для создания «электронных архивов » в Казахстане.

      Репутация компании ARGENTUM. KZ  полностью зависит от качества оборудования, предоставляемых услуг  и степени удовлетворенности Клиентов. Мы предлагаем только проверенные решения, которые поддержаны надежным сервисом. Известность компании и доверие Клиентов имеют особое значение для нас.

      Компания поставляет только "Brand Name"-  оборудование, тем самым предоставляя возможность своим Заказчикам использовать в работе самые передовые технические  и технологические разработки.

    Системные решения по созданию электронного архива на предприятии, гибкая ценовая политика, наличие высококлассных специалистов способны удовлетворить запросы самых требовательных  Клиентов.

      Если эта информация заинтересовала Вас, Вы  хотите начать работу по созданию электронного  архива, электронной библиотеки или Вы ставите задачу по обеспечению долговременной сохранности документной информации,  представляющей наибольший интерес, и не знаете, с чего начать - обращайтесь в ТОО « ARGENTUM.KZ».  

Был online: Давно
ТОО «ARGENTUM.KZ»
Рейтинг не сформирован
14 лет на Satu.kz
Менее 100 заказов
Отзывы о продавце
Об этом продавце пока что нет отзывов.

Электронный архив

Услуга
Цену уточняйте
Оплата и гарантии
  • Иконка оплаты
    Безналичный расчет