Создание системы учета рабочего времени сотрудников на предприятии.

Рабочее время сотрудников - ценный и очень важный ресурс для любого предприятия! В условиях современного рынка проблема учета рабочего времени становится одним из важнейших факторов, повышающих конкурентоспособность компании. 

Ни для кого не секрет, что подсчет рабочего времени - очень трудоемкий процесс. А если представить, что предприятие представляет собой целый завод с общей численностью сотрудников 1 000, 2 000, 3 000 или 10 000 человек. Именно поэтому для упрощения этой процедуры, своевременного и оперативного упорядочения всех данных о сотрудниках на предприятиях всех отраслей и масштабов применяются автоматизированные системы учета рабочего времени на базе proximity или биометрических технологий идентификации личности человека.   
Основной принцип работы таких систем – это учет общего количества отработанных каждым сотрудником часов, проведение и учет всех опозданий,  командировок и отпусков, отгулов и больничных. В любой момент система позволяет получать отчеты по всем вышеперечисленным параметрам. 

Внедрение автоматизированных систем учета рабочего времени помогает решать многочисленные задачи, среди которых:

• экономия денежных средств;
• повышение уровня трудовой дисциплины;
• обеспечение справедливого начисления заработной платы;
• упрощение процедуры подготовки отчетности;
• сокращение времени и трудоемкости планирования рабочего времени;
• объективность в принятии решений по управлению персоналом;
• содействие рациональной организации и эффективной реализации бизнес-процессов компании;
• построение единой системы учета рабочего времени и контроля доступа;полное исключение злоупотреблений персонала, связанных с манипуляциями пропусков сотрудниками предприятия, при использовании в качестве идентификатора биометрических данных человека (как правило, это отпечаток пальца).

Функциональность систем: 

• точный автоматизированный учет рабочего времени;
• формирование графиков рабочего времени;
• автоматизированный учет опозданий и ранних уходов;
• возможность задавать дополнительные параметры настройки работы системы под специфику деятельности компании;
• определение каждому работнику как нормированного, так и не нормированного графика работы.

Плюсы систем: 

• гибкость – возможность настройки любых сколько угодно возможных параметров;
• экономичность;
• оперативная информация о присутствующих сотрудниках, определение местонахождения сотрудника в одной из зон предприятия;
• полное исключение возможности обмануть систему за счет использования биометрических идентификаторов (отпечатков пальцев человека);
• отображение персональных сообщений для сотрудников на дисплее терминала;
• использование при учете затрат, при выполнении каких-либо технических операций.

Механизм функционирования системы учета рабочего времени таков: 

Для каждого сотрудника определяется пространство (территориальная зона нахождения) внутри предприятия, время его нахождения, которое считается в системе в качестве рабочего, и выдается идентификатор (как правило, пластиковая карта-пропуск), хотя учет рабочего времени может вестись и с использованием в качестве идентификаторов отпечатка пальца сотрудника или набора PIN - кода. Учет рабочего времени осуществляется по средствам сравнения зафиксированных приходов и уходов в системе с заданным режимом рабочего времени конкретного сотрудника. 

Процедура регистрации занимает всего несколько секунд: для этого сотруднику достаточно лишь поднести свою карточку к терминалу или нажать кнопку. В большинстве систем предусматривается возможность указания причины выхода (например, набором кода). Система учета рабочего времени также ведет статистику и формирует отчеты. Результаты учета времени могут импортироваться в программу расчета заработной платы. В зависимости от постановки задачи, система может формировать отчеты по различным критериям: по приходам и уходам, по типам нарушений (приход после начала рабочего времени, ранний уход, и т.д.), по переработкам, по интервалам, по сотрудникам, по подразделениям. 

 
Наиболее эффективный способ ведения системы учета рабочего времени - учет с помощью биометрической идентификации сотрудников по их уникальным неотчуждаемым параметрам (отпечатку пальца).   

Наша компания представляет сразу несколько решений для организации системы учета рабочего времени на предприятии: 

• программно - аппаратный комплекс PERCo (Россия);
• программно-аппаратный комплекс BioSmart (Россия);
• программно-аппаратный комплекс FingerTec (Малайзия).

Выбор конкретного пакетного предложения системы учета рабочего времени  первоочередно будет зависеть не только от задач, которые стоят перед предприятием и количеством работающего персонала, а от ряда следующих параметров: 

• вида носителя информации о сотруднике: proximity карты или биометрический идентификатор;
• локальная (на одно офисное помещение) или сетевая система (для территориально распределенного предприятия или группы компаний), которая рассчитана, соответственно, на большое количество сотрудников и рабочих мест;
• бюджета предприятия (и срока окупаемости проекта), выделенного на реализацию проекта.

Предлагая систему учета рабочего времени, мы стараемся удовлетворять все требования и пожелания Заказчиков, подбирая наиболее оптимальную комплектацию системы и только проверенное качественное оборудование. 

Выбор конкретной системы учета рабочего времени в каждом конкретном случае очень ответственный процесс, требующий оценки множества факторов, поэтому данный выбор Заказчику мы предлагаем доверить специализированной организации, имеющей опыт в установке и эксплуатации подобных систем. 
 

Схемы построения системы регистрации прихода/ухода сотрудников на рабочее место

Вариант 1 (минимальный комплект оборудования).

   
Состав системы:

• контроллер
• два считывателя бесконтактных карт
• бесконтактные карты по числу сотрудников
• программное обеспечение

Минимальный комплект оборудования не предполагает использование замков или турникетов. Контроллером и считывателями оборудуется одна или несколько точек регистрации времени прихода/ухода. Получая карты, сотрудники предприятия подписывают инструкцию, которая обязывает их при приходе на работу и при уходе с работы подносить карту к считывателю.
При поднесении карты к считывателю система идентифицирует сотрудника и фиксирует в памяти время его прихода/ухода.
Для того, что бы сотрудник точно знал время своего прихода и ухода, рядом с местом регистрации устанавливается табло системного времени, показывающее текущее время в системе, которое потом попадает в отчеты.

Вариант 2 (комплект с замком).
 
Состав комплекта:

• электрический замок
• контроллер
• два считывателя бесконтактных карт
• бесконтактные карты по числу сотрудников
• программное обеспечение.

В варианте с замком можно организовать регистрацию на входе в помещение (например, в цех). При этом система будет фиксировать все входы и выходы, т.е. нахождение вне цеха может не учитываться, как рабочее время.
При такой организации системы можно не только фиксировать время прихода/ухода, но и предотвратить неэффективное использование рабочего времени. Достаточно определить для сотрудников право входа только в те помещения, где ему необходимо бывать по своим служебным обязанностям. В остальных помещениях его карта доступа не сможет открыть электрические замки. Это сократит бесцельные перемещения по предприятию и отвлечение других сотрудников от работы.

Вариант 3 (комплект с турникетом).
 
Состав комплекта:

• турникет
• контроллер
• два считывателя бесконтактных карт
• бесконтактные карты по числу сотрудников
• программное обеспечение.

В этом варианте на проходной предприятия устанавливается один или несколько турникетов. При проходе через турникеты сотрудники предъявляют карты и соответственно осуществляется регистрация приходов/уходов.
Это самый надежный способ контроля, поскольку он не позволяет сотруднику «забыть» предъявить карту или передать её другому для предъявления «вовремя».
Использование турникетов на проходной предприятия позволяет совместить контроль доступа и учет рабочего времени и приводит к экономии средств и более быстрой окупаемости системы.